Zastanawiasz się jak uporządkować biuro, biznes i zrobić przestrzeń na obsługę nowych klientów?
Opowiem Ci pewną historię – case study z życia wzięte:
Na jednym z luźnych spotkań usłyszałam pytanie:
„Jak w 3 miesiące zwiększyć efektywność biura rachunkowego i zrobić przestrzeń na nowych klientów?” – Zapytała znajoma – właścicielka rozwijającego się Biura Rachunkowego i Księgowa.
Jako wieloletni specjalista od zarządzania projektami i zmianami w organizacjach oczywiście podjęłam wyzwanie 😊 !
Zaczęłam standardowo… od rozmowy z szefową i pracownikami: Z czym się mierzycie na co dzień?, jakie działania są najbardziej czasochłonne?, co waszym zdaniem wymaga poprawy?
Szczególnie wybrzmiewał głos szefowej, która podkreślała: „chciałabym mieć spokój w głowie, miał pójść mail do klienta – ale czy poszedł? Jest zbyt wiele tematów… Klient dzwoni wieczorem, co mam mu powiedzieć? Nie mam informacji – czy to zostało zrobione. Czuję niepokój, który we mnie narasta…”
A dziewczyny z biura podkreślały: „niektórzy nasi klienci przychodzą do biura z dokumentami i wszystko chcą nam opowiedzieć, i to co trzeba i co nie koniecznie jest nam potrzebne…a zabiera cenny czas”
Znacie? Być może i w waszych biurach, firmach, biznesach dzieją się podobne sytuacje. W każdym razie to był punkt wyjścia:
💡 diagnoza i poszukiwanie miejsc wymagających zmiany i optymalizacji oraz dobranie narzędzi, które pomogą zespołowi „być na bieżąco” i zajmować się tymi zadaniami, które faktycznie wnoszą wartość.
Zaproponowałam na początek:
📌 tablice kanban – jest to tablica podzielona na kolumny oznaczone jako: do zrobienia / w trakcie / zrobione – powieszonej na ścianie, która za pomocą odpowiednich oznaczeń i przesuwanych karteczek zaczęła na bieżąco pokazywać jaki jest status zadań u poszczególnych klientów i poszczególnych pracowników, wprowadzając odpowiednie oznaczenia np. czerwoną kartkę – wyraźnie zaczęło być widać „gdzie pali się czerwone światło” i należy nadać priorytet temu zadaniu, jakie zadania ukończono a jakie delegowano do szefowej lub pomiędzy pracownikami.
Zespół się bardzo zaangażował w przygotowanie tablicy – to ważne bo to ich narzędzie, ja tylko pokazałam jak może działać i jakie przynieść korzyści. Gdy spotkaliśmy się po miesiącu spadł miód na moje serce: „ta tablica jest rewelacyjna, teraz mamy jasną informację gdzie jesteśmy w procesie vs terminy (a terminy w tym biznesie nabierają jeszcze większego znaczenia), reagujemy na bieżąco, wszystko tu widać” Super, pierwszy quick win za nami. Na tej motywacji możemy wiele zdziałać, pomyślałam.
Kolejne wdrożenia małych quick winów – w kolejnej publikacji – już za tydzień.
Zachęcam do podzielenia się własnym doświadczeniem – jak u was i w waszych firmach wygląda komunikacja i co stosujecie aby ją usprawnić?
No to jedziemy dalej.
📌Analiza marnotrawstw – pierwsze wnioski zespół wyciągnął sam – po analizie narzędzia, które wykonali bardzo rzetelnie: „fotografia dnia”. Rozwiązał się problem przesiadywania klientów w biurze na nieefektywnych rozmowach. Przeszliśmy zatem do pogłębionej analizy marnotrawstw. Co nieco zauważyłam już wcześniej schodząc do obserwacji procesów „z bliska”, podałam kilka przykładów. Padło klika opisów sytuacji z życia wziętych z ostatnich dni i dokładnie po omówieniu uznaliśmy, że wdrażamy tu zmiany usprawniające działanie. Znowu zaskoczyło. Zespół zgodnie postanowił – będziemy regularnie się przyglądać tym marnotrawstwom – teraz wiemy gdzie i czego szukać 😊.
👉 Wnioski:
✅ w 3 miesiące biuro rachunkowe poprawiło komunikację i podstawowe procesy wnoszące wartość. Co w efekcie dało przestrzeń czasową na przyjęcie 5 nowych klientów.
✅ zespół zaangażował się do wspólnego poszukiwania usprawnień – wzrosła motywacja bo okazało się, że sami mogą wiele zmienić i mają na to wpływ
✅ szefowa pokonała ważny krok w drodze do rozwoju – poczuła spokój bo ma narzędzie, które pomaga określić stan spraw na bieżąco, zapytać o to co ważne i nie zajmować się wszystkim naraz. To dało przestrzeń na planowanie strategii i celów dla całego biura rachunkowego !
✅ poruszamy się w cyklu plan, do, check, act -> zaplanuj, zrób, sprawdź, dostosuj – tą metodę pracy zdecydowanie polecam wdrażając wszystkie zmiany.
✅ to dopiero początek zmian w drodze do rozwoju – przed nami mierzenie istotnych paramentów, zdefiniowanie celu i strategii działania i kilka innych zmian, o których następnym razem…
Zachęcam do komentowania – Jak praca nad usprawnieniami wygląda w waszych biznesach?
